はじめまして！！
当ブログ管理人のfujiです。
閲覧していただきありがとうございます。
職場の同期や先輩とかで
・クオリティも抜群に高い
・いつも定時退社
こんなスーパーエリート社員あなたの周りにもいますよね？？
それに比べてこっちはいつも残業ばかりで、一生懸命作った資料もダメ出しばかり！！
一生追いつけないままなのか？？
そんなことはありません！！
今回は仕事が早くてデキるエリート社員を目指す方々必見の
「fuji流タイムマネジメント」
について解説していきます。
朝型人間を目指そう
仕事のデキる社員になるための必須条件は、朝・午前中の時間の使い方を工夫する必要があります。
①アメリカ式の働き方にチェンジしよう
日本人とアメリカ人の働き方には違いがたくさんあります。
その中でも特に大きな違いは朝の時間の使い方にあります。
アメリカ人のビジネスマンはとにかく朝が早いのです。
・アメリカ人の生活スタイル
アメリカ人の1日の生活イメージはこんな感じです。
⇩
6時頃 職場近くのジムで運動し汗を流す
⇩
7時半頃 職場に到着し仕事開始
⇩
16時半頃 終業までソワソワし始める
⇩
17時頃 お仕事終了しさっさと帰宅
⇩
18時頃 家族で楽しく晩ごはん・家族との大切な時間を過ごす
⇩
21時頃 子どもを寝かしつけた後、仕事を少し片づけて自分の時間を満喫する
⇩
23時頃 就寝
ざっくりですがバリバリ働いているアメリカのビジネスマンは上記の生活スタイルの方が多いです。
朝は遅くても8時には仕事を開始している人が大半です。
仕事に行く前に運動をして汗を流す人が多く、24時間営業や朝5時オープンのスポーツジムが多いです。
そしてよほどのことがない限り定時退社です。家族を大事にする国民性の表れですね！！
朝早く仕事する上に、出世志向やMBA修了者などのエリートは家で資料を読んだりメールの返信をしたり、仕事や勉強をする人が多いです。
・アメリカと日本の比較
仕事の終わる時間は早いですが、1日の仕事のために使っている時間は日本と大差ありません。
年間の労働時間は日本が1680時間、アメリカが1786時間です。
「グローバルノート – 国際統計・国別統計専門サイト 世界の労働時間 国別ランキング」より
むしろ労働時間は日本よりもアメリカの方が多いという結果になってます。
それに対して国民一人あたりの名目GDPは日本が39306US$で、アメリカが62606US$となっています。
「グローバルノート – 国際統計・国別統計専門サイト世界の１人当たり名目GDP 国別ランキング」より
労働時間に差が大きくあるわけではないのに、名目GDPでこれだけの差があります。
つまり、日本人は生産性の低い労働をしているということになります
・アメリカ式の働き方から学ぶこと
生産性の高い働き方を目指すには、脳が一番リフレッシュな朝の時間を有効活用することです。
終業後にダラダラと残業で仕事をしても良いパフォーマンスを発揮することはできません。
朝早く起きて会社に出社し、1日で一番良いコンディションで仕事を高速で片づけましょう。
朝の通勤ラッシュに巻き込まれずに、快適に出社することもできます。
始業前残業の許可を上司に相談する必要があるでしょう。
しっかりとメリットを説明して許可を取れるように頑張りましょう。
②午前中に高速で仕事を終わらせよう
午前中が一番仕事に集中できる神聖な時間です。
この時間に全力で仕事を消化しましょう。
その日の8割の業務を終わらせるのが一つの目安です。
そうすることで午後の時間にゆとりが生まれることにより、取引先の急な対応等に臨機応変に対応することができます。
余裕がある朝の時間帯に全力で仕事を片付けて、午後は流し打ち程度でいいのです。
③午後は脳の疲労に合わせよう
朝は生産性の高い時間帯ですが、時間が経つにつれて脳の疲労が少しずつあらわれてきます。
お昼ご飯を食べた後が疲労のピークだと思います。
午前中に全力で頑張った脳の疲労と満腹感からの睡魔が襲ってくるからです。
この時間帯は単調な業務をこなしましょう。
・メールチェック
朝イチにメールチェックをする人が大半だと思います。
でも考えてみてください。
朝は一番生産的に活動できる神聖な時間なのです。
その時間にメールチェックに時間を割くのは非常に無駄です。
それにメールで送ってくる程度の内容です。緊急性はありません。
午後一番はメールチェックと返信で少しづづ、疲労した脳を慣らしていきましょう。
・タスク管理
睡魔と疲労と戦いながら午後の仕事を進めた貴方は、終業１時間前には心身ともに疲労困憊のはずです。
生産性はほぼゼロで、クリエイティブな仕事はできないでしょう。
無理に頑張ってもほんの少ししか進ません。
この時間は次の日のタスク管理と、次の日に必要な資料やデータの情報収集に使いましょう。
次の日のタスク管理や情報収集を行うことで、明日の朝イチの行動のイメージをあらかじめインプットすることができます。
それにより生産性の高い時間帯をより有効活用して、高速で仕事を終わらせることができます。
脳の疲労状態によって行う業務を選択することはとても重要なことです。
仕事の進め方
次に効率よく、早く仕事を消化するための具体的な仕事の進め方について解説します。
①ゴールを明確に設定しよう
上司から資料の作成やプロジェクトの発足などをお願いされた時に、納期や目的、上司が求めていることを具体的に聞き出しましょう。
そしてその資料やプロジェクトのゴールを明確に設定します。
ゴールを明確にすることで資料やプロジェクトの枠組みが作りやすくなりますし、ゴールに見合うクオリティに仕上げることができます。
資料を作るのが遅い人の特徴として
・上司の求めているものと全然違うものを作ってくる
・資料を作る目的を理解していない
上記のような理由が挙げられます。
部内で配布する程度の資料に時間をかける必要はありません。
しかし仕事が遅い人は自分が今できる最高品質の資料を、時間をかけまっくって作ってしまいます。
いわゆる過剰品質のワナです。
しかも資料の目的や上司の意向とかけ離れたものを自信満々に提出してきます。
結果ダメ出しを食らってしまいます。目も当てられない状況ですね。
こうならないためにゴールを明確に設定して資料作成を行いましょう。
②上司に確認してもらう
資料やプロジェクトの進捗状況は、上司にしっかりと確認してもらいましょう。
進捗の5割と8割の2回くらい確認してもらうと良いでしょう。
自分の中でどんなに出来が良くても、上司の目線からしたらダメな部分や求めてるものとのズレが発生してきます。
5割のプロトタイプの状態を高速で作成しましょう。
あくまでもプロトタイプなので、出来栄えは気にしなくてもOKです。
むしろプロトタイプでも早く提出することで、上司からしたら「仕事ができるやつ」というイメージを持ってもらうことができるでしょう。
この段階で上司とのズレを修正することで、的外れな資料を提出する可能性がなくなります。
そして8割の段階で上司に確認してもらうことで、上司のちゃぶ台返しの可能性もなくすことができます。
上司のちゃぶ台返しほどイラつくものはありませんよね？
5割と8割の時に言ってることが180度変わるなんて日常茶飯事ですからね。
逐一確認してもらうと「自分で考えろ」と言われかねないので、2回くらいが丁度いいでしょう。
③ラストスパート思考を捨てよう
納期ギリギリまで時間がかかってしまう人がいますよね？
そういう人はだいたい「ラストスパート思考」です。
前半の部分が順調に進んで終わりにメドがついたけど、後半の見積もりが甘いせいで想像以上に時間がかかってしまい、いつもギリギリになってしまう。
しかも時間に余裕がないからクオリティの低いものになってしまう。
その思考は今日捨てましょう。
納期に間に合わせるのではなく、納期の前に自分で〆切を設定します。
そして〆切までまだ余裕がある時に、全力で高速で8割くらいまで完成させましょう。
あとは流す感じで残り2割を〆切までに完成させます。
トラブルがあっても納期までには時間的に余裕があるので柔軟に対応でき、時間の余裕が心の余裕につながり、より良いものを作り上げることができます。
「先行逃げ切り思考」で仕事を進めていきましょう。
時間の作り方
最後に勤務中の時間の使い方について解説します。
①業務量を細分化しスキマ時間にはめ込もう
業務量を小さく細かく分けることで効率よく仕事をこなすことができます。
フランスの哲学者のルネ・デカルトは「困難は分割せよ」と言ってます。
業務を細分化することで会議と会議の合間の15分とか、昼休みが始まる前の5分とかにその業務をこなすことができます。
業務を細分化してスキマ時間にはめ込むことを「クラスタリング」と言います。
今までムダに過ごしてたスキマ時間がクラスタリングによって、有意義な時間に変身します。
1日働いてたら小さなスキマ時間はたくさんありますよね？
しかも短い時間なので、集中力も高く取組むことができます。
②定時で終わらせる意志を持とう
日本においては残業が美学である風潮が未だに残ってるところあります。
しかし、意地でも定時で終わらせるという強い意志で仕事をこなしましょう。
何かを成し遂げるには、それに見合うだけの強い気持ちが原動力になります。
最初は定時上がりが難しいかもしれませんが、明確な意志を持てば人間は少しづづ強くなっていきます。
仕事を早くこなすための工夫も大事ですが、目標を達成するための強い意志も同じくらい大事なのです。
残業をしないための強い意志を持つための記事はこちらから
まとめ
タイムマネジメントとは、1日のスケジュールを分単位で管理してムダをなくすことではありません。
自分のマインドや行動をマネジメントして生産性を上げることで、時間を生み出すことが本質なのです。
今回解説した「fuji流タイムマネジメント術」で同期や先輩に負けないような、エリート社員を目指してください。
私は頑張る貴方を全力で応援します！！
頑張れ〜〜！！
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