どうも！！ブログ管理人のfujiです！！
仕事中に鳴り響く電話の音にイライラしませんか？？
会社の固定電話て忌々しい存在ですよね！！
電話が鳴った瞬間に作業を中断しなければならないし、電話を取ろうと手を伸ばした瞬間に先輩に先に取られてしまったり。
まじで電話無くなってしまえと思いませんか？？
これだけITやAIが発達した現代において、アナログチックな電話対応なんて化石そのものですよ！！
そこで今回は、会社の固定電話の存在が無駄だらけであることについて解説します。
会社の電話はマジで無駄
会社の固定電話の存在や、電話対応はマジで無駄です。
無駄どころか企業経営上のマイナスです。負債なのです。
電話対応の取次ぎロス
会社の電話で一番の問題なのが取次ぎですね。
電話対応したはいいけど、担当者しかわからない案件であったり、担当者が席を外していて折り返しかけ直すように手配したり。
折り返しかけ直したら、次は先方の担当者が不在であったりと無駄だらけですね。
外部の取引先であったり、お客様相手なら仕方ないかもしれませんが、電話相手が同じ会社の隣の部署とかだったらイラつきますよね。
マジで仕事の邪魔すんなよ！！！！って思いますもんね。
日々の業務改善でコスト低減に努めてる日本企業ですが、このような目に見えないコストに関しては無頓着ですからね。
日本の「カイゼン」は海外にも注目されてることなので、目に見えないところの改善も頑張ってほしいところですね。
お互いの邪魔になる
鳴り響く電話を取ろうとする時に作業が一時中断してしまいます。
それだけでもイライラするのに、別の人に電話を取られてしまって伸ばした右手の置き場に困りますよね。
そして結局はその電話が自分の要件だった時には誰もが幸せになりません。
電話を受け取る側もそうですが、電話をかける側にも邪魔になりますよね？？
一発で担当者にかかればいいですが、「少々お待ちください」と待たされた挙句に「不在なので折り返しかけ直します」という展開もしばしば。
少々お待ちした時間を返せよ！！てなりますね。
不毛な電話対応や、3コール以内に対応するために電話に神経を使う無意味な緊張感、電話が鳴った瞬間にその場の社員の作業が中断する馬鹿らしさなどマジで邪魔ですね。
誰一人として幸せにならない電話のコードを引き抜いてやりたいくらいですわ！
電話は間違いのもと
電話での聞き間違いや伝わり間違いというのは、軽視できない問題です。
他部署とのやり取りで数字等を伝え間違えたりとそれなりの頻度発生するリスクですね。
間違いならまだしも、電話の内容を忘れてしまってたなんてことも。
だからと言って懇切丁寧に確認会話をしたり、内容をメモするのも無駄ですよね。
会話内容や履歴が一切残らない電話というものは不安定な存在なのです。
電話を使わなくても仕事はできる
電話を使わなくても仕事をすることは可能です。
電話を使わない弊害どころか、生産性の向上が期待できるでしょう。
日本の一部のIT企業やamazonでは「お互いの時間を奪う」電話を全く使わないで業務を効率よく回してます。
仕事の9割はメールで対応可能
電話のコードを引っこ抜いても仕事は普通にこなすことができます。
メールを使えばいいだけなのです。
メールより口頭で伝えたほうが早いのではないか？
と思うかもしれません。
しかし、電話の無駄さを考えたらメールのほうが優秀です。
メールを使うことで、口頭で伝えたいことを要約して記述するでしょう。
喋り言葉でメールをそのまま打つことはないでしょうからね。
これにより、送り手は短時間で要件をまとめた文章を書くことができますし、受け手も要点が絞られてるので理解するのが早いです。
しかも、メールは相手の時間を奪うこともありませんし、再度内容を確認することもできます。
相手がメールを開いたかどうかも設定すれば把握することが可能です。
外部の取引先やお客様対応を全てメールにするのは難しいかもしれませんが、自社内のやり取りは全てメールに置き換えても全く問題ないでしょう。
OSがWindowsならOutlookを使ってるところが大多数でしょうが、私はLODESTAR JAPAN社が提供する『eM Client』をオススメします。
『eM Client』はWindows・Macに対応した高機能メールソフトです。
メール送信だけでなく、カレンダー、タスク管理、連絡先管理、チャットなどの機能を搭載しています。
私の会社では昔はOutlookを使ってましたが、今はeM Clientを使ってます。
控えめに言ってOutlookの100倍使いやすいですね。
無料版もあるので試しに使ってみて上司の説得材料としましょう。
全世界で30000社もの導入実績があることも、上司との交渉カードにしちゃいましょう。
チャットツールを活用
IT企業なんかはチャットツールを活用して、チーム内でのメッセージのやり取りや情報の共有をしています。
「Slack」や「Chatwork」が有名ですよね。
私の会社の本社部門でもSlackを最近導入したばかりです。
末端の地方部署にいつ反映されるのかワクワクですね。
このようなビジネスチャットツールを駆使することでチームメンバーと離れていても、対面しながらの作業と同じくらい効率的に働くことができます。
メンバーとのメッセージの整理や、写真等の情報の共有であったりとチームでの業務の効率化に最適ですね。
電話は緊急時の連絡手段
電話はあくまでも緊急時の連絡手段なのです。
気軽に連絡を取れるからといって、どうでもいいようなことを聞くためのツールではありません。
すぐさま担当者と直接連絡を取らなければならない非常事態でのみ、電話を使いましょう。
お互いの時間を消耗するにもかかわらず、非効率で生産的ではない電話は緊急時のみ使うように心がけましょう。
それでも電話を使う化石会社
仕事における電話の無駄さについて解説してきましたが、それでも電話に固執して使い続ける会社が大半だと思います。
便利な道具が目の前にあっても「昔の俺たちは〜〜〜」と一種の思考停止状態で新たな取り組みを否定してくるのが老害たちなのです。
急に彼らが変わるようなことはありません。あり得ません。
そこで電話を使うことを前提にした効率的な業務について、いくつか提案していきたと思います。
電話番を作る
電話が鳴った瞬間に、その場の社員の動作が一瞬止まってしまうのが大きな問題点です。
そこで電話番を作るのはどうでしょうか？？
電話番を作ってしまえば、3コール以内に電話を取る労力や神経を使う社員は1人になります。
その間に他の社員は自分のリズムで業務をこなすことができます。
一日中電話番は大変かと思うので、時間割で電話担当を決めるのが良いと思います。
二人ぐらい電話番を立てておけば、一人が不在でも対応することができるでしょう。
インカムを標準装備する
電話により作業が中断されるだけでなく、作業の全てが停止することも大きな問題です。
そこでヘッドセットタイプのインカムを全社員が標準装備するのはどうでしょうか？？
イメージ的には電話オペレーターですね。
これであれば、電話対応しつつも両手がフリーになるので、作業を停止することはありません。
しかもBluetoothタイプのワイヤレスインカムなので、トイレやタバコ等で席を外している担当者にも繋ぐことが可能ですね！！！
用を足しながらでも、タバコを吸いながらでも電話対応は可能ですからね。
社内ルールを決める
取引先やお客様からの電話は仕方のないことではあります。
しかし、社内の人間であれば話は別です。
そこで、社内での電話をかける時のルールを決めるのはどうでしょうか？？
例えば、電話をかける時間帯を決めておくとか、緊急でないならメールを連絡手段の基本にするとかですね。
社内の人間からの電話がなくなるだけで、かなり効率的に業務をこなすことができるでしょう。
まとめ：電話はマジで無駄ですからね！！
時代の風雲児と言われたホリエモンも電話大っ嫌いで、一切電話には出ないそうです。
連絡手段はメールやLINEであり、メールの返信は超高速だそうです。
やはり経営者だからこそ、時間の大切さを理解してるのでしょう。
電話でのやり取りなんてお互いの時間を奪う生産性の低い行動です。
電話はマジで仕事でもプライベートでも無駄ですからね。
働き方改革により残業が禁止されていく日本では、一人ひとりの生産性を上げていかなければなりません。
まずは会社の電話のコードを抜くところから働き方改革を進めてみませんか？？
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